Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen, oder elektronische Rechnungen, sind digitale Dokumente, die alle relevanten Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthalten. Sie ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen schneller, effizienter und umweltfreundlicher zu verwalten
Wichtig zu wissen
Eine digitale Rechnung im PDF- oder Bildformat, die keine strukturierten Daten wie XML enthält, wird nicht als E-Rechnung anerkannt.
Rechtliche Anforderungen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung in Kraft, die Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Obligatorischer Empfang
Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten, wie XRechnung oder ZUGFeRD, zu empfangen.
Rechtssicherheit
E-Rechnungen müssen den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung (GoBD) entsprechen und revisionssicher archiviert werden.
Standards und Formate
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zu den gängigen Formaten für E-Rechnungen in Deutschland gehören ZUGFeRD und XRechnung.
Datenschutz und Sicherheit
Die Verarbeitung und Speicherung der E-Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen entsprechen, insbesondere der GoBD und DSGVO.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu gestalten.
Zeit- und Kostenersparnis
E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen. Automatisierte Workflows beschleunigen den Rechnungszyklus und erhöhen die Effizienz in der Buchhaltung.
Höhere Genauigkeit
Durch den Einsatz von E-Rechnungen werden Fehler durch manuelle Eingabe minimiert. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und reduziert den Aufwand für Korrekturen und Nachverfolgungen.
Umweltfreundlichkeit
Der Umstieg auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und schont somit die Umwelt und minimieren den ökologischen Fußabdruck.
Die E-Rechnung im envisia finder
Mit dem envisia finder empfangen und verarbeiten Sie E-Rechnungen nahtlos, wobei alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die E-Rechnung benutzerfreundlich und lesbar dargestellt wird.
Empfang und Verarbeitung
Empfang und automatische Verarbeitung eingehender E-Rechnungen. Rechnungsdaten werden ausgelesen und können direkt an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Steuerberater weitergegeben werden.
Klare und übersichtliche Darstellung
Darstellung der XRechnungen in einem leicht verständlichen Format, das die relevanten Informationen auf einen Blick zugänglich macht. Dies ermöglicht die Prüfung und Freigabe von XRechnungen in sekundenschnelle.
Integration in Prozesssteuerung
Nahtlose Integration und Automatisierung in bestehenden Prozessen. Aufgaben wie Freigaben, Prüfungen und Weiterleitungen können direkt aus der visualisierten Ansicht heraus initiiert und automatisiert werden.
Daten- & Revisionssicherheit
Erkennung von fehlerhaften Rechnungen durch automatische Validierung. Alle Belege werden revisionssicher und gesetzeskonform archiviert und sind jederzeit auffindbar.
Einmaliger Aufwand, dauerhafter Nutzen. Die E-Rechnung als Lösung
Gesetzesänderungen wie die E-Rechnungspflicht bringen für Unternehmen immer Aufwand mit sich. Im Fall der E-Rechnung ist der Aufwand für die Umstellung auf den Versand von E-Rechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem und den Empfang von E-Rechnungen durch den envisia finder jedoch einmalig.
Was bleibt, ist der dauerhafte Nutzen. Die Zeiten für die Bearbeitung und Kontrolle des Rechnungseingangs werden sich dadurch deutlich reduzieren. Ebenso wird dies bei den angrenzenden Prozessen, wie z. B. der Verbuchung der Belege, der Fall sein.
Maximillian Klundt
Geschäftsführer
envisia GmbH
Häufig gestellte Fragen
Beide Formate können in den envisia finder eingefügt und verarbeitet werden. Ebenso weitere Formate, die den vorgegebenen Richtlinien entsprechen.
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen (GoBD Richtlinien des Bundesministerium der Finanzen) digital revisionssicher archiviert werden. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen zehn Jahre. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die E-Rechnungen während dieses Zeitraums jederzeit lesbar und unveränderbar gespeichert sind.
Die Integrität und Authentizität der E-Rechnungen müssen gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Rechnung während der Übertragung und Speicherung nicht verändert werden darf und der Ursprung der Rechnung eindeutig nachvollziehbar sein muss.
Die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen ist entscheidend für eine erfolgreiche und rechtssichere Implementierung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen und einer späteren Betriebsprüfung.
Der envisia finder ist auf die gesetzlichen Anforderungen ausgelegt und speichert alle Belege digital revisionssicher ab.
Wenn Ihre Buchhaltung durch Ihren Steuerberater durchgeführt wird, werden Ihre Belege automatisch durch den envisia finder an Ihren Steuerberater übermittelt. So werden auch die E-Rechnungen übertragen.
Durch die envisia finder Datev Unternehmen online Schnittstelle können neben den Belegen auch weitere Informationen wie Verwendungszwecke, Notizen oder Vorkontierungen übertragen werden.
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